２．個々のプロジェクトの記録

　個々のプロジェクトの管理のために記録しておきたい事項として、私の仕事では次のようなものがあります。

・打ち合わせの記録（出席者・打合せ事項等）
・作業記録（作業の経過）
・関係者の写真
・プロジェクトの中で作成したメモ・報告書

ア）打ち合わせの記録

　打合せの日程は常時変更があります。しかし、Apptbookの中ではその変更に応じて常に修正されますから、これと連動して打合せ記録が管理されるのが最も便利だと思います。
　しかし、現実にはApptbookは出力が苦手であり、プロジェクトごとに表示させると言うような芸当ができません。
　そこで打合せ記録とともに、交通費等もろもろのtemporaryの記録のためのファイルとして作成したものが、seisan.gdb（kiroku.gdbとしてもよいかもしれません）です。

●project.gdbとその一覧画面（「費目と金額欄」もtextフィールドです）

　

　さて、打ち合わせ記録は、最初はnote.exm（ふぃあさん作）で作成します。このnote.txtは作成途中でも間違って消えることが少ないのですが、ちょっと動きが遅いという悩みがあります。そこで状況をみながらme.exmで作成することもあります。いずれにしても記録の作成はexmで行います。これはメモを作成しながら、日程を確認したりすることが発生しやすいからです。
　こうして作成したnote.txtは、通常、テキストとして保存したいということになると思います（実は私もそうです(^_^;)）。そういう方のために、以下のソフトがあります。

• ＳＸ（Ｓｔａｒｔさん作）というのは、19990420というように年月日がそのままファイル名となるようにしておけば、それをスケジュール表の中で自由に扱えるソフトです。これはお薦めソフトの一つです。

  　このソフトを日記的に使っている人も沢山いるのではないかと思います。検索機能も優れているので、私は打合せ記録の短期的保存として愛用しています（このＳＸは他の用途にも使っているのですが...）。
  
  ●ＳＸの画面
  （日付のところにカーソルが動くと該当するファイルが表示される。データもついでにPIM形式にしています）
  

• ＶＺのマクロにＰＩＭ（セベッタさん作）というのがあります。これも大変お薦めソフトです。
  
  　ＰＩＭは、イメージとしては京大式のカード型のパソコン版といったようなものです。キーワード検索、全文検索などの検索機能を持っています。

  　通常はファイルの先頭の２行に

  @****（****はなくてもOK）

  1999/04/20 +++++（+++++はなくてもOK）

  のように記述しておきます。****はキーワード検索のための文字で「横浜」等プロジェクト名を、+++++は検索用のタイトルで実際には「打合せ事項のタイトル」を入れています。
  　これでプロジェクトごとの打合せ事項も簡単に確認できるし、テキストとしての再編集も容易になります。　
  
  ●ＰＩＭの画面（初期画面とスタックファイルSTKの内容、そしてタイトル画面）

  
  
  
  　実は、私のnote.txtは、結果的にはいろいろなファイルに集約されることになっているのです。実際にはもう少し整理できますが、今のところ、私はここで説明する方法を気に入っています。

イ）作業記録

　また、プロジェクトに必要な記録事項として、さらに作業プロセスが後で確認できるようなメモ的な記録もあると便利です。しかもそれは手間をかけずに残しておきたいものです。
　具体的には、作業を進める上での相手とのやりとりの記録（いつ頃、どのような連絡事項をもとに、どういう仕事をしていたか）とでも言えましょうか。こういう記録は日常的には必要なくとも、時折、相手との間でのもめ事が発生したりすると必要になったりするものです。私はこれを作業記録として保管しておくことにしました。これがproject.ndbです。そんなにご心配する必要はありません。特にこのために新たにメモを作成する必要はないのです。Todoの記録がまさにそうじゃないですか？
　project.gdbで、打合せの記録も、作業プロセスの記録もできればそれにこしたことはありませんが、GDBでそれを行おうとするとNote覧しかありません。しかし、すでにNote覧は、そのプロジェクトの関係者等の情報覧として使用しています。project.ndbはそのために別途作成したファイルです。ここには、Title、Note、Categoryの覧しかありませんので、Title覧でプロジェクトを、Categoryで稼働中プロジェクトについては表示の優先順位を、終了プロジェクトについては年次別の管理を行っています。

●pro.ndbの画像

ウ）関係者の写真

　本当をいうと、プロジェクトの関係者の写真も欲しいことがあるのです。往々にして、人の名前と顔が一致しないことがあります。それにすぐに人の名前などは忘れていくものです。それを何とかしたいわけです。
　私の仕事は基本的には１年間継続するものですから、プロジェクトの初期だけ写真のことを気にしておけば良いわけです。とにかく、写真さえあれば、その人の指名は後で確認することもできますから、まずは写真にとっておくことが大切です。
　私は、このために、デジカメ（最近はSANYOのDSC-X100）を使って、打ち合わせ中に撮影してしまいます。もちろんファインダーを覗いたりはしません。

　これを管理するファイルが、PCX画像とToDo.exmのファイルの一つtodonote.tdbです。

　写真は下のように見えることになります。最近は慣れてきたので640×480ドットに６×４枚の写真枠を作成し、写真を入れるようにしています。Photoshopなどでは名前を入れる欄を考慮して、写真１枠107×102とするのが私の場合には丁度良いようです。
　使い方の詳細は後ほどご紹介します。(^_^.)

●会議の出席者画像

　

エ）プロジェクトの中で作成したメモ・報告書

　現実にプロジェクトを動かしながら作成するメモ等があります。本格的なメモはHP200LXでは無理ですが、打合せメモとかは十分ですし、逆に本格的なメモから汎用性のありそうな内容はテキストファイルとして保管しておくこともあります。
　これを管理するのが先に述べたtodonote.tdbです。
　どのようにリンクするのかは後に詳述します。

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