●私のお薦め、[記録簿seisan.gdb]について 

 皆さんは、日常的な仕事等についてどのように管理しているでしょうか?同時に交通費の精算はどうしているでしょうか?私も比較的忙しい中で、打合せ記録も残したい。交通費の精算もうまくできないか?等考えていくうちにこのような整理の仕方を考えました。私のお薦めの方法を書いてみます。
 ここでは、以下について書いてみます。
1.Apptbookとの連携
2.交通費等の計算
3.精算表の作成
4.記録簿をきちんと作成したい人のために

等について書いてみます。

 なお、seisan.gdbはここに置いてありますのでご自由にどうぞ。

 

1.Apptbookとの連携

 最初に気づいたことは、Apptbookで予定を記述するのだから、それをうまく活用できなだろうか?ということです。私のseisan.gdbは下記のような形式になっています。多くの内容は、Apptbookの内容とほぼ同じですから、わざわざダブって書くのはつまらないですね。そこでマクロです。

 

 私のシステムマクロにはApptbookのデータを[記録簿seisan.gdb]移すために{F1}に次のような記述を入れています。

システムマクロ{F1}=
{Alt+F5}{Enter}{Copy}{Database}{F9}a:\_dat\seisan.gdb{F10}{F2}{Paste}{Appt}
{Alt+R}{Copy}{Appt}{Alt+C}{Copy}{Database}{Alt+C}{Paste}{Appt}{Alt+D}{Copy}
{Database}{Alt+D}{Paste}{Alt+F5}{Alt+W}{Paste}{BackSp}{Home}{Del}{Del}{Del}
{Del}{Del}{Del}{Del}{Del}{Appt}{Alt+T}{Copy}{Database}{Alt+T}{Paste}{Appt}{F3}
{Shift+End}{Shift+PgDn}{Copy}{Database}{Alt+N}{Paste}{F10}{Appt}{F10}{F10}
{Database}{Enter}{Alt+N}

注:
 {Alt+F5}は、Cbadateの起動キーです。
 これで当日のApptのデータは記録簿の方に移ってくれます。ちょっとCbdateには癖があるようで、最初にこれを起動しておかないとうまく曜日データが入ってくれません(^_^;)。

 後は、精算が必要な経費と、会議の記録を作成しておけば良いわけです。
 Subsetで整理しておけば、プロジェクトごとの整理も可能ですね(但し、subsetでは区分数が16に限定されることになるようですが)。

2.交通費等の計算

 しかし、HP200LXのDatabaseはこのままでは計算をしてくれません。そこで計算をさせるのにLotus123を使ってみようというわけです。

 この小計を計算させるためにシステムマクロ{F6}に次のような記述を入れました。これは大いに活躍してくれています。

システムマクロ{F6}=
{F5}s{F10}{123}{F9}{Paste}{F2}{Home}{Del}{Down}{F2}{Home}{Del}{Down}{F2}
{Home}{Del}{Down}{F2}{Home}{Del}{Down}{F2}{Home}{Del}{Down}{F2}{Home}{Del}
{Down}{F2}{Home}{Del}{Down}{F2}{Home}{Del}{Down}@sum({Home}.{Down}{Down}
{Down}{Down}{Down}{Down}{Down}){Enter}{Menu}rv{Enter}{Right}{Enter}{Right}
{F2}{Home}'{Enter}{Copy}{Enter}{Menu}qyy{Enter}{Alt+S}{Paste}{F10}

 これを動かすためには、seisan.gdbのSmartClipにはSumPriceとでもして、以下のフィールドを取り込むように指定しておく必要があります。

>Rail1<
>raiL2<
>taXi<
>Other<
>K交際<
>P宿泊<
>U日当<
>B物品<

 これで、小計の計算はOKですね。(^_^.)。なお、各項目の中に計算式が入っていても大丈夫です。
 また、このマクロは汎用性があって、マイナスにしたければ[->項目<]としておけばマイナス計算もしてくれます。

3.精算表の作成

 ここまでできたら、精算表を作成させてしまいたいですね。
 SmartClipにはさらに、[Goukei交通費]として、以下の書式の中にフィールドを取り込むようにしています(詳細はseisan.gdbのデータを見た方が良いですね)。

■>Dt<(>Wk<)>Pro< :>Location<:>Memo<

+---------+--------------+--------------+----------+--------+--------+--------+
| 合計 | Rail | Rail | Taxi | その他 | 宿泊費 | 日当 |
|>SumPric<|> Rail1<|> raiL2<|>taXi<|> Other<|> P宿泊<|> U日当<|
===============================================================================
 Subsetで該当のものを選択し、Shift+Spaceで全部を選択し、SmartClipで[Goukei交通費]を選択すれば、精算表データがメモリーに取り込まれているわけです。

 後は、何かにpaseteしてプリントなりファックス送信なりすれば、精算表が紙に出力されます(私はこれをファックスで送信してアウトプットするようにして、あらかじめファックス用の様式を入れたテキスト形式の中にpasteするようにしています)。
 結果をエディターで見ると下図のようになります。

4.記録簿をきちんと作成したい人のために

 それでも、打ち合わせ記録は記録簿としてきちんと作成しておきたいという人もいるでしょう。私もその一人なんですが.....。
 ちょっと記録内容がダブるかもしれませんが、次のような方法があります。

 SONOさん作成のPJT2というソフトがあります(別途ご紹介することになると思います)。これが最適です。

 私のシステムマクロにはこのために{F2}に次のような記述を入れています。

システムマクロ{F2}=
{Database}{Enter}{Copy}{Ctrl+T}{Enter}{Tab}{Paste}{Database}{Alt+D}{Shift+Left}
{Home}{Right}{Right}{Shift+Right}{Shift+Right}{Shift+Right}{Shift+Right}{Shift+
Right}{Shift+Right}{Shift+Right}{Shift+Right}{Copy}{Ctrl+T}{Right}{Alt+S}{Paste}
{Tab}{Paste}{Alt+N}{Paste}{End}{Database}{Alt+W}{Copy}{Ctrl+T}{Paste}{End}
{Database}{Alt+T}{Copy}{Ctrl+T}{Alt+N}{Paste}{End}〜{Database}{Alt+C}{Copy}
{Ctrl+T}{End} {Paste}{End}{Enter}{Database}{F3}{Shift+End}{Shift+PgDn}{Copy}
{F10}{F10}{Ctrl+T}{F3}{End}{Down}{Paste}{Ctrl+End}{Enter}{F10}{F10}

これで、seisan.gdbとPJT2のデータを移行したい両者の該当するレコードを選択しておいてこのマクロを起動することにより、必要なデータがすべて移ります。でも通常の人には、ここまで必要ないでしょうね。

 PJT2の方では、いつ頃、どのような会議が開かれているかを同時に見られること、プロジェクト全体が一覧できることなど多くの利点があります。これも皆さんに是非お薦めしたいソフトの一つです。細かな注文を聞いていただいたSONOさんには大いに感謝したいと思います。

 

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